Dienstreisen gehören für viele Arbeitnehmer, Freelancer und Unternehmer zum Alltag. Dabei entstehen zusätzliche Kosten für Verpflegung, die steuerlich berücksichtigt werden können. Ab 2025 gelten neue Pauschbeträge, die sowohl für Arbeitnehmer als auch für Selbstständige relevant sind. Wer die Regeln kennt, kann seine Steuerlast deutlich senken.
Viele Steuerpflichtige verschenken bares Geld, weil sie die Pauschalen nicht korrekt anwenden oder notwendige Nachweise fehlen. Gleichzeitig ist die Regelung im Einkommensteuerrecht klar strukturiert: Pauschalen dürfen ohne Belegnachweise angesetzt werden, solange die Abwesenheitszeiten korrekt dokumentiert sind.
Welche Verpflegungspauschalen gelten ab 2025?
Ab dem 1. Januar 2025 gelten die neuen Werte für Auswärtstätigkeiten:
- 16 € für eintägige Abwesenheiten von mehr als 8 Stunden
- 32 € für volle Kalendertage ohne Übernachtung zu Hause
- 16 € für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen, unabhängig von der Abwesenheitsdauer
Für Auslandsreisen gelten weiterhin landesspezifische Pauschbeträge, die das Bundesfinanzministerium jährlich veröffentlicht.
Wer kann die Pauschalen nutzen?
Die Pauschalen gelten für Arbeitnehmer, die vom Arbeitgeber auf Dienstreise geschickt werden, und für Selbstständige, die beruflich bedingt reisen. Arbeitnehmer können die Beträge entweder als Werbungskosten in der Steuererklärung ansetzen oder – besser – direkt steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet bekommen.
Selbstständige berücksichtigen die Pauschalen als Betriebsausgaben.
Typische Fehler bei der Anwendung
Viele Steuerpflichtige machen Fehler, indem sie:
- die Abwesenheitszeiten nicht genau dokumentieren
- die Pauschalen mit Essensrechnungen doppelt geltend machen
- bei Übernachtungen im Hotel die enthaltenen Frühstückskosten nicht abziehen
Wichtig: Wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt, müssen die Pauschalen gekürzt werden (20 % für Frühstück, 40 % für Mittag- oder Abendessen).
Tipps der Redaktion
✅ Abwesenheitszeiten genau notieren, z. B. mit Apps oder Fahrtenbuch
✅ Bei gestellten Mahlzeiten Pauschalen korrekt kürzen
✅ Arbeitgeber um steuerfreie Erstattung bitten statt Eigenabzug
✅ Bei Auslandsreisen aktuelle BMF-Tabellen beachten
✅ Auch kleine Beträge summieren sich im Jahr zu großen Steuerersparnissen
Mehr Infos findest du auf lexpilot.onepage.me.
Experteneinschätzung
„Die Verpflegungspauschalen sind eine einfache Möglichkeit, die Steuerlast zu reduzieren. Entscheidend ist die saubere Dokumentation der Abwesenheiten. Wer das ernst nimmt, kann jährlich mehrere hundert Euro sparen.“ – Björn Kasper, Rechtsanwalt
FAQ – Die 7 wichtigsten Fragen zu Verpflegungspauschalen 2025
1. Wer hat Anspruch auf Verpflegungspauschalen?
Alle Arbeitnehmer und Selbstständigen, die beruflich bedingt außerhalb ihrer Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte tätig sind. Privat veranlasste Reisen fallen nicht darunter.
2. Muss ich für die Pauschalen Belege sammeln?
Nein, Belege sind nicht erforderlich. Die Pauschalen gelten automatisch, solange die Abwesenheitszeit nachweisbar ist. Ein Reisetagebuch oder elektronische Aufzeichnung ist dringend zu empfehlen.
3. Wie hoch sind die Pauschalen 2025?
16 € für eintägige Reisen über 8 Stunden, 32 € für volle Tage und 16 € für An- und Abreisetage. Bei Auslandsreisen gelten die vom BMF veröffentlichten Länderpauschalen.
4. Wie funktioniert die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten?
Wird z. B. ein Frühstück gestellt, müssen 20 % des vollen Tagesbetrags (32 €) gekürzt werden. Bei Mittag- oder Abendessen jeweils 40 %. Eine Doppelbegünstigung ist ausgeschlossen.
5. Können Arbeitgeber die Pauschalen steuerfrei erstatten?
Ja, Arbeitgeber können die Pauschalen direkt steuerfrei auszahlen. Das ist für Arbeitnehmer vorteilhaft, da sie das Geld sofort erhalten, ohne auf den Steuerausgleich warten zu müssen.
6. Gelten die Pauschalen auch für Homeoffice oder den Arbeitsweg?
Nein, die Pauschalen gelten nur bei Auswärtstätigkeiten. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte fallen unter die Entfernungspauschale.
7. Welche Besonderheiten gelten bei Auslandsreisen?
Hier gibt es für jedes Land und oft sogar für bestimmte Städte individuelle Pauschbeträge, die jährlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht werden. Diese sind meist deutlich höher als die Inlandspauschalen.
