Darum geht’s in diesem Artikel – Was erwartet dich?
Ab dem 1. Januar 2025 ist in Deutschland ein neues Kapitel der Arbeitswelt aufgeschlagen: Mit dem Inkrafttreten des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes sind digitale Arbeitsverträge endlich rechtlich zulässig – ohne dass es einen Ausdruck auf Papier braucht. Doch was bedeutet das konkret für Arbeitgeber, HR-Abteilungen und Beschäftigte? Welche Anforderungen gelten für elektronische Signaturen? Und wie lässt sich der Übergang zur digitalen Vertragswelt rechtssicher und effizient gestalten?
Dieser Artikel liefert fundierte Antworten und konkrete Umsetzungstipps – verständlich erklärt, praxisnah aufbereitet und mit juristischem Blick auf die geltende Rechtslage. Wenn du wissen willst, wie moderne Arbeitsverträge heute aussehen müssen, findest du hier alle Infos.
Was sich 2025 durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV ändert
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz hat der Gesetzgeber auf die digitale Realität reagiert. Wesentliche Vertragsbedingungen eines Arbeitsverhältnisses – also insbesondere der Arbeitsvertrag – können seit dem 1. Januar 2025 auch in elektronischer Form übermittelt werden. Das klassische Schriftformerfordernis nach §11 NachwG wurde gelockert. Die elektronische Form ist damit der Papierversion gleichgestellt, sofern bestimmte Anforderungen erfüllt sind.
Arbeitgeber dürfen nun:
- die Arbeitsbedingungen in Textform digital übermitteln,
- den Arbeitsvertrag mit elektronischer Signatur rechtswirksam abschließen,
- auf Ausdrucke verzichten, es sei denn, der Arbeitnehmer verlangt dies ausdrücklich.
Diese neue Rechtslage fördert digitale Prozesse, spart Ressourcen und erleichtert insbesondere Remote-Work und internationales Recruiting erheblich.
Rechtssicher digital unterschreiben: eIDAS und Signaturtypen
Die EU-eIDAS-Verordnung regelt, welche Arten elektronischer Signaturen rechtlich anerkannt sind. In der Praxis relevant sind insbesondere diese drei Typen:
Einfache elektronische Signatur (EES)
Diese Signaturform ist die technisch unkomplizierteste, etwa ein eingetippter Name oder ein Häkchen im Onlineformular. Sie ist rechtlich zulässig, wenn keine gesetzliche Schriftform vorgeschrieben ist. Für viele einfache HR-Dokumente oder interne Bestätigungen reicht die EES aus.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Die FES basiert auf einem digitalen Zertifikat und bietet mehr Sicherheit. Die Identität des Unterzeichners ist nachweisbar, die Signatur ist an das Dokument gebunden. Sie eignet sich für die meisten Arbeitsverträge, wenn keine qualifizierte Signatur gesetzlich gefordert ist.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die QES ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. Sie erfordert eine vorherige Identitätsprüfung (z. B. per VideoIdent oder elektronischem Personalausweis). Für Verträge mit Schriftformerfordernis, z. B. bei Befristungen nach §14 Abs. 4 TzBfG, ist die QES zwingend erforderlich.
Diese Vorteile bieten digitale Arbeitsverträge in der Praxis
Neben der rechtlichen Gleichstellung mit Papier bieten digitale Arbeitsverträge eine Vielzahl an praktischen Vorteilen:
- Geschwindigkeit: Vertragsunterzeichnung in Minuten statt Tagen.
- Flexibilität: Unterzeichnung jederzeit und von überall.
- Effizienz: Weniger manuelle Prozesse, automatisierbare Workflows.
- Kostenersparnis: Kein Druck, kein Versand, keine Lagerung.
- Rechtssicherheit: Audit-Trails, Manipulationsschutz, Dokumentation.
- Nachhaltigkeit: Weniger Papier, weniger CO2, mehr Umweltbewusstsein.
Gerade für Unternehmen mit Homeoffice-Modellen oder internationalen Teams wird die Digitalisierung von Arbeitsverträgen zur Pflichtübung.
Was du bei der Umstellung beachten solltest
Die rechtssichere Einführung digitaler Arbeitsverträge gelingt, wenn du diese drei Grundpfeiler beachtest:
- Die richtige Software auswählen: Anbieter wie Autenti, FP Sign oder DocuSign bieten integrationsfähige Plattformen mit QES-Option. Wichtig: DSGVO-Konformität und Nachweisfunktionen.
- Interne Prozesse definieren: Wann wird welche Signaturart verwendet? Wer ist verantwortlich für die Dokumentation? Klare Prozesse vermeiden Rechtsrisiken.
- Mitarbeitende transparent informieren: Rechtssicherheit entsteht auch durch Aufklärung. Die Belegschaft sollte wissen, wie digitale Signaturen funktionieren und welche Rechte sie behalten.
Der Umstieg erfordert zu Beginn etwas Organisation, zahlt sich jedoch langfristig vielfach aus.
Tipps der Redaktion – So führst du digitale Arbeitsverträge erfolgreich ein
Der digitale Arbeitsvertrag ist da – und mit ihm neue Spielregeln, Chancen und Herausforderungen für Unternehmen. Wer seine HR-Prozesse modernisieren will, muss sich mit Signaturarten, rechtlichen Voraussetzungen und geeigneten Tools auseinandersetzen. Damit dir die Umstellung gelingt, geben wir dir konkrete Praxistipps an die Hand:
Zunächst solltest du prüfen, ob deine bisherigen Vertragsmuster Schriftformerfordernisse enthalten. Ist das der Fall – etwa bei befristeten Arbeitsverhältnissen – musst du zwingend auf eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) setzen. Für andere Verträge reicht häufig auch eine fortgeschrittene Signatur (FES).
Wähle dann eine Software, die nicht nur technisch funktioniert, sondern auch juristisch überzeugt. Achte auf eine DSGVO-konforme Umgebung, nachvollziehbare Signaturprotokolle (Audit-Trails) und die Möglichkeit zur revisionssicheren Archivierung. Anbieter wie Autenti, FP Sign oder DocuSign sind in vielen Unternehmen bewährt.
Danach solltest du deine internen Prozesse definieren: Wer erstellt den Vertrag? Wer prüft ihn? Wer unterschreibt? Und wer dokumentiert die Signatur und speichert das Dokument rechtssicher? Je klarer diese Fragen geklärt sind, desto reibungsloser läuft deine digitale HR.
Wichtig ist auch die Schulung der Mitarbeitenden: Digitale Prozesse brauchen Akzeptanz. Kläre frühzeitig über Vorteile, Verfahren und Rechte auf. Beschäftigte haben z. B. weiterhin das Recht, eine Papierversion zu verlangen – und sollten wissen, wie sie diese anfordern.
Hier findest du die wichtigsten Schritte im Überblick:
- Vertragsmuster auf Schriftformerfordernis prüfen
- Geeignete Signaturlösung mit QES-Option auswählen
- Interne Abläufe für Erstellung, Prüfung und Archivierung festlegen
- Mitarbeitende zum Verfahren schulen und informieren
- Optional: digitale Personalakte und Onboarding automatisieren
Hier findest du natürlich auch Tipps und Tricks auf unserer Hauptseite:
https://lexpilot.onepage.me
Eine kurze rechtliche Einschätzung durch die Expertenbrille
„Digitale Arbeitsverträge sind kein Zukunftsprojekt mehr – sie sind rechtlich möglich, wirtschaftlich sinnvoll und technisch umsetzbar. Wer heute auf eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) setzt, erfüllt nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern bringt auch Struktur und Geschwindigkeit in seine HR-Prozesse. Die größte Herausforderung liegt in der korrekten Anwendung der Signaturarten – insbesondere bei Schriftformerfordernissen. Unternehmen, die hier sorgfältig prüfen und rechtskonforme Lösungen nutzen, profitieren langfristig durch Effizienz, Nachhaltigkeit und eine zeitgemäße Außenwirkung.“
Björn Kasper, Rechtsanwalt
„Digitale Arbeitsverträge sind nicht mehr nur eine Option, sondern ein Muss für moderne Unternehmen. Mit der QES hast du ein vollwertiges Pendant zur handschriftlichen Unterschrift. Wer jetzt umstellt, spart nicht nur Zeit und Geld, sondern schafft auch Rechtssicherheit und Zukunftsfähigkeit.“
Björn Kasper, Rechtsanwalt
FAQ – Häufige Fragen zu digitalen Arbeitsverträgen
Brauche ich für jeden Arbeitsvertrag eine QES?
Nur wenn der Vertrag der gesetzlichen Schriftform unterliegt (z. B. bei Befristung oder Ausbildungsvertrag). Ansonsten reicht meist eine FES.
Sind digital signierte Verträge genauso gültig wie Papierverträge?
Ja, wenn die richtige Signatur verwendet wird. Die QES ist der eigenhändigen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.
Was ist, wenn ein Mitarbeiter einen Ausdruck verlangt?
Dann muss der Arbeitgeber einen Ausdruck zur Verfügung stellen. Das Recht auf Papier bleibt bestehen.
Wie kann ich meine HR-Prozesse auf digital umstellen?
Mit passender Software, internen Richtlinien und Schulungen. Viele Tools bieten fertige Onboarding-Workflows an.
Welche Risiken gibt es bei digitalen Signaturen?
Vor allem rechtliche Unsicherheit bei falscher Signaturart. Die QES muss z. B. bei befristeten Verträgen zwingend vorliegen.
Können auch Abmahnungen digital erfolgen?
Ja. Anders als Kündigungen unterliegen Abmahnungen keiner Schriftformpflicht. Digitale Übermittlung ist möglich.
Wie schütze ich digital unterzeichnete Dokumente?
Durch verschlüsselte Speicherung, Audit-Trails und regelmäßige Zugriffsprotokollierung. Gute Anbieter bieten das standardmäßig an.
