E-Rechnungspflicht ab 2025: Was Unternehmen jetzt vorbereiten müssen
Papier war gestern.
Ab 2025 wird die E-Rechnung Pflicht – nicht nur im öffentlichen Bereich, sondern auch im gesamten Unternehmensverkehr.
Wer weiter auf klassische PDF- oder Papierrechnungen setzt, verstößt gegen die neuen steuerlichen Vorgaben – und riskiert Bußgelder sowie den Verlust steuerlicher Vorteile.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen klar und verständlich, was sich ändert, welche Anforderungen gelten und wie Sie Ihr Rechnungswesen erfolgreich digitalisieren.
Was ist das Problem?
Viele Unternehmen setzen auch 2024 noch auf klassische PDF-Rechnungen oder sogar Papierrechnungen.
Doch ab 1. Januar 2025 müssen elektronische Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend strukturiert, maschinenlesbar und revisionssicher ausgestellt und übermittelt werden.
Normale PDF-Dateien, eingescannte Belege oder Faxrechnungen reichen künftig nicht mehr aus.
Wer nicht umstellt, riskiert steuerliche Nachteile, Rückfragen des Finanzamts und Sanktionen.
Warum ist das jetzt relevant?
Die Bundesregierung setzt die EU-Vorgaben zur E-Rechnung vollständig um:
- Pflicht zur strukturierten E-Rechnung: Rechnungen müssen in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.1 ausgestellt werden.
- Pflicht zur elektronischen Übermittlung: Die Rechnung muss elektronisch übertragen werden – E-Mail mit PDF-Anhang genügt nicht mehr.
- Archivierungspflicht: E-Rechnungen müssen elektronisch aufbewahrt und bei Steuerprüfungen verfügbar sein.
Die Umstellung betrifft nahezu alle Unternehmer – egal ob Freelancer, Mittelständler oder Großkonzern.
Was sind die wichtigsten Anforderungen an die E-Rechnung?
Eine gültige E-Rechnung muss:
- Maschinenlesbar sein (z. B. XML-basiertes Format).
- Alle Pflichtangaben nach § 14 Umsatzsteuergesetz enthalten.
- Elektronisch übermittelt werden, etwa per E-Mail, Webportal oder Peppol-Netzwerk.
- Revisionssicher archiviert werden – unveränderlich und jederzeit abrufbar.
Die klassischen Formate sind:
- XRechnung: Standard im öffentlichen Auftragswesen.
- ZUGFeRD 2.1: Kombiniert maschinenlesbare XML-Daten mit einem für Menschen lesbaren PDF.
Unternehmen müssen ab 2025 zwingend eine dieser strukturierten Lösungen verwenden – sonst drohen empfindliche Sanktionen.
Wie setze ich die Umstellung konkret um?
Zunächst sollten Sie prüfen, ob Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware E-Rechnungen im geforderten Format erstellen kann.
Falls nicht, müssen geeignete Lösungen angeschafft oder bestehende Systeme angepasst werden.
Mitarbeiter im Rechnungswesen müssen geschult werden, damit sie neue Rechnungsformate korrekt anwenden und archivieren können.
Auch bestehende Abläufe – etwa Rechnungseingang, Freigaben und Archivierung – müssen auf die neuen Anforderungen abgestimmt werden.
Große Unternehmen können sich an spezialisierte E-Invoicing-Dienstleister wenden, kleine Unternehmen oft mit kostengünstiger Cloud-Software arbeiten.
Was passiert, wenn ich die Anforderungen ignoriere?
Wer 2025 noch klassische PDFs oder Papierrechnungen verwendet, riskiert:
- Ablehnung der Vorsteuerabzugsfähigkeit durch das Finanzamt.
- Bußgelder wegen Verstößen gegen steuerrechtliche Vorschriften.
- Verzögerte Zahlungen, weil Geschäftspartner strukturierte Rechnungen verlangen.
- Erhöhte Prüfungsrisiken bei Betriebsprüfungen.
Die Umstellung auf E-Rechnungen ist deshalb kein „Nice-to-have“ – sondern zwingende Pflicht.
Tipps der Redaktion
Digitalisierung ist Pflicht – und die E-Rechnung ist nur der Anfang.
Nutzen Sie die Umstellung, um Ihre gesamten Rechnungs- und Buchhaltungsprozesse zu modernisieren.
Frühzeitige Planung spart Stress, Kosten und Strafen.
Wer jetzt handelt, profitiert langfristig von schnelleren Abläufen, geringeren Fehlerquoten und besserer Rechtssicherheit.
