Ab 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine gesetzliche Pflicht zur systematischen Erfassung der Arbeitszeit. Auslöser ist ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus 2022, das auf europarechtlichen Vorgaben basiert. Nun hat der Gesetzgeber die Regeln konkretisiert. Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Beschäftigten dokumentieren – auch bei Homeoffice und mobiler Arbeit. Ziel ist mehr Transparenz und Schutz vor unbezahlten Überstunden.
Die Neuregelung betrifft Unternehmen aller Branchen und Größen. Zwar sind für kleinere Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten gewisse Erleichterungen vorgesehen, aber die grundsätzliche Pflicht gilt flächendeckend. Wer die Vorgaben ignoriert, riskiert Bußgelder und im Streitfall Beweisnachteile vor Gericht. Für Arbeitnehmer bedeutet dies mehr Rechtssicherheit bei der Vergütung von Mehrarbeit – für Arbeitgeber hingegen zusätzlichen organisatorischen Aufwand.
Das verlangt das Gesetz konkret
Die Arbeitszeit muss am selben Tag elektronisch erfasst werden, entweder durch Zeiterfassungssysteme, Apps oder digitale Stempeluhren. Handschriftliche Aufzeichnungen sind nur in Ausnahmefällen zulässig, etwa wenn eine elektronische Lösung unzumutbar ist. Erfasst werden muss jede Arbeitsstunde – inklusive Überstunden, Pausen und Arbeitsbereitschaft. Für Vertrauensarbeitszeit gilt die Pflicht ebenfalls, auch wenn hier oft eine selbständige Erfassung durch den Arbeitnehmer vorgesehen ist.
Die Daten müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Arbeitnehmer haben ein Auskunftsrecht über ihre erfassten Arbeitszeiten. Verstöße können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro geahndet werden.
Tipps der Redaktion
Unternehmen sollten zeitnah ein digitales Zeiterfassungssystem einführen oder bestehende Systeme anpassen. Arbeitnehmer sollten ihre erfassten Zeiten regelmäßig kontrollieren und bei Abweichungen sofort handeln.
✅ Digitales System einführen
✅ Arbeitszeiten täglich erfassen
✅ Auswertungen regelmäßig prüfen
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Experteneinschätzung
„Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist kein Bürokratiemonster, sondern eine Absicherung für beide Seiten. Wer frühzeitig ein geeignetes System einführt, kann rechtliche Risiken und Konflikte vermeiden.“ – Rechtsanwalt Björn Kasper
FAQ – Die 7 wichtigsten Fragen zum Thema
Was ändert sich ab 2025 bei der Arbeitszeiterfassung?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Beschäftigten systematisch und elektronisch erfassen. Dies gilt unabhängig von Branche oder Arbeitsort, also auch im Homeoffice oder bei mobiler Arbeit. Der Gesetzgeber setzt damit ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts um, das auf einer EU-Richtlinie basiert. Ziel ist die Prävention von Überstundenmissbrauch und die Einhaltung von Ruhezeiten. Unternehmen, die bisher nur grobe Stundenaufzeichnungen führen, müssen ihre Prozesse deutlich anpassen.
Gilt die Pflicht auch für kleine Betriebe?
Ja, grundsätzlich sind alle Unternehmen betroffen. Für Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten gibt es jedoch Erleichterungen, etwa längere Erfassungsfristen oder die Möglichkeit, handschriftliche Aufzeichnungen zu führen. Dennoch muss auch hier jede Arbeitsstunde erfasst werden. Die Pflicht entfällt nicht, nur der organisatorische Aufwand wird etwas reduziert.
Wie müssen Arbeitszeiten erfasst werden?
Die Erfassung muss am selben Tag erfolgen, am besten über ein digitales System wie eine Zeiterfassungs-App, eine elektronische Stechuhr oder eine Online-Plattform. Wichtig ist, dass die Daten fälschungssicher gespeichert werden und jederzeit abrufbar sind. Handschriftliche Aufzeichnungen sind nur in Ausnahmefällen zulässig, etwa bei technischen Störungen.
Was gilt für Vertrauensarbeitszeit?
Auch bei Vertrauensarbeitszeit muss die Arbeitszeit dokumentiert werden. Der Unterschied besteht darin, dass der Arbeitnehmer selbst die Verantwortung für die Eingabe der Arbeitszeiten trägt. Arbeitgeber müssen jedoch sicherstellen, dass die Dokumentation tatsächlich erfolgt.
Welche Strafen drohen bei Verstößen?
Bei Nichteinhaltung der Pflicht können Bußgelder von bis zu 30.000 Euro verhängt werden. Zudem drohen im Streitfall Beweisnachteile, wenn ein Arbeitnehmer Überstunden einklagt und keine ordnungsgemäßen Aufzeichnungen vorliegen.
Wie lange müssen die Daten aufbewahrt werden?
Die Arbeitszeitnachweise sind mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren. Dies gilt unabhängig davon, ob ein Beschäftigungsverhältnis zwischenzeitlich endet.
Was sollten Arbeitnehmer jetzt tun?
Arbeitnehmer sollten ihre Arbeitszeiten selbst dokumentieren und mit den offiziellen Aufzeichnungen abgleichen. So lassen sich Fehler oder Unstimmigkeiten frühzeitig erkennen und klären.
