Darum geht’s in diesem Artikel:
Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Arbeitsverträge auch in Textform geschlossen werden – also per E-Mail, PDF oder sonstigem digitalen Dokument, ganz ohne handschriftliche Unterschrift. Die Änderung stammt aus dem Bürokratieentlastungsgesetz IV und soll Unternehmen entlasten, digitale Abläufe fördern und rechtssichere Prozesse ermöglichen. Doch die Neuerung hat Grenzen – und genau darum geht es in diesem Artikel. Wir zeigen, wann der digitale Arbeitsvertrag zulässig ist, wann weiterhin Schriftform erforderlich bleibt und worauf Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer in der Praxis achten sollten.
Der digitale Arbeitsvertrag ist jetzt rechtlich zulässig – aber nicht immer
Seit dem 1. Januar 2025 sind Arbeitsverträge auch in Textform wirksam – etwa wenn sie als PDF per E-Mail übermittelt werden. Diese Regelung ist Teil des Bürokratieentlastungsgesetzes IV, mit dem insbesondere das Nachweisgesetz modernisiert wurde. Ziel des Gesetzgebers: Die Digitalisierung arbeitsrechtlicher Prozesse vorantreiben, Papierverbrauch reduzieren und Unternehmen von unnötigem Verwaltungsaufwand befreien.
Textform bedeutet: Es braucht keine Unterschrift mehr, sondern nur ein lesbares, speicherbares und ausdruckbares Dokument, das erkennen lässt, von wem es stammt. Eine Aufforderung zur Empfangsbestätigung ist zwar nicht zwingend vorgeschrieben, wird aber dringend empfohlen.
Damit ist der digitale Arbeitsvertrag für viele Branchen und Arbeitsverhältnisse eine echte Erleichterung – zum Beispiel bei der Einstellung von Freelancern, in Start-ups oder in international tätigen Konzernen.
Achtung: In bestimmten Fällen bleibt die Schriftform zwingend
Trotz aller Erleichterung bleibt es in einigen Konstellationen bei der alten Regel: Die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift ist weiterhin notwendig. Das betrifft insbesondere:
- Befristete Arbeitsverträge (§ 14 Abs. 4 TzBfG),
- Verträge in besonders risikobehafteten Branchen, z. B. im Baugewerbe,
- Tarifvertraglich geregelte Sonderfälle, bei denen explizit Schriftform vorgeschrieben ist.
Hier reicht eine E-Mail oder ein PDF ohne Unterschrift nicht aus. Wird die gesetzlich erforderliche Schriftform nicht eingehalten, ist etwa eine Befristung unwirksam – und das Arbeitsverhältnis gilt als unbefristet abgeschlossen. Ein erheblicher Risikofaktor für Arbeitgeber.
Was Textform konkret bedeutet – und was in der Praxis zählt
Textform (§ 126b BGB) verlangt:
- ein dauerhaftes Medium (z. B. E-Mail, PDF, Word-Datei),
- lesbare Darstellung,
- Nennung des Absenders,
- Möglichkeit zur Speicherung und Ausdruckbarkeit.
Wichtig: Die Zustimmung beider Parteien muss nachvollziehbar dokumentiert sein. Idealerweise geschieht dies durch eine explizite Empfangsbestätigung. Auch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist weiterhin zulässig – aber keine Voraussetzung für die Textform.
Auswirkungen für Arbeitgeber – neue Chancen und neue Pflichten
Für Unternehmen bedeutet die Neuerung mehr Flexibilität – insbesondere im digitalen Onboarding, bei Remote-Arbeitsverhältnissen oder in internationalen Teams. Doch die Anpassung an die neue Rechtslage ist nicht optional, sondern Pflicht.
Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass:
- die Arbeitsverträge den Anforderungen der Textform genügen,
- bei Sonderfällen weiterhin Schriftform eingehalten wird,
- Aufbewahrung und Nachweisführung rechtssicher erfolgen.
Insbesondere bei Standardverträgen sollte geprüft werden, ob pauschal Schriftformklauseln enthalten sind. Diese müssen nun angepasst werden – sonst besteht die Gefahr, dass ungewollt formunwirksame Regelungen im Raum stehen.
Was Arbeitnehmer wissen müssen
Auch Arbeitnehmer profitieren: Der Abschluss eines Arbeitsvertrags wird unkomplizierter. Der Versand per E-Mail reicht – ein Ausdruck ist nicht mehr erforderlich. Trotzdem sollten Arbeitnehmer auf die Details achten:
- Ist der Vertrag vollständig und in verständlicher Sprache formuliert?
- Wurde er tatsächlich vom Arbeitgeber versendet?
- Wurde die Empfangsbestätigung verschriftlicht?
Besondere Vorsicht ist bei befristeten Verträgen geboten: Wird die Unterschrift vergessen, entsteht automatisch ein unbefristetes Arbeitsverhältnis – was für Arbeitnehmer vorteilhaft, für Arbeitgeber jedoch teuer werden kann.
Tipps der Redaktion
Wenn du 2025 einen Arbeitsvertrag abschließt – ob als Arbeitgeber oder Arbeitnehmer – solltest du Folgendes beachten:
- Prüfe genau, ob Textform im konkreten Fall ausreicht oder doch Schriftform nötig ist.
- Achte auf die Lesbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Dokumentation des Vertragsschlusses.
- Verwende eine Empfangsbestätigung – das schafft Klarheit und Beweissicherheit.
- Arbeitgeber sollten ihre Vertragsvorlagen dringend überarbeiten lassen.
- Arbeitnehmer sollten sich nicht scheuen, bei Unklarheiten rechtlichen Rat einzuholen.
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Die Änderung der Formvorschriften ist ein sinnvoller Schritt in Richtung digitale Arbeitswelt – rechtlich jedoch nicht ohne Fallstricke. Der Verzicht auf die Schriftform im Regelfall ist zu begrüßen, darf aber nicht zur Nachlässigkeit führen. Besonders bei befristeten Arbeitsverhältnissen drohen gravierende Rechtsfolgen, wenn das Formerfordernis missachtet wird. Arbeitgeber sollten sich hier keine Lässigkeit erlauben. Und auch Arbeitnehmer sollten sich im Zweifel absichern – denn was einfach klingt, ist nicht automatisch rechtssicher.
Björn Kasper, Rechtsanwalt
