Du willst wissen, welche Daten dein Arbeitgeber über dich speichert, wer Zugang hat und wozu die Daten genutzt werden. Die DSGVO gibt dir dafür ein starkes Werkzeug: das Auskunftsrecht. Der Schlüssel ist ein präziser Antrag, der nichts Wichtiges auslässt und Fristen setzt. Im Unternehmen liegen Daten verteilt: HR-System, Lohnabrechnung, Zeiterfassung, E-Mail-Archiv, Kollaborationstools, Geräte-Logs, Bewerbermanagement, Leistungs- und Zielsysteme. Wenn du strukturiert vorgehst, bekommst du Kopien und kannst Fehler berichtigen oder Löschung verlangen.
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Starte mit einem klaren Schreiben: Du verlangst eine vollständige Auskunft samt Kopien der personenbezogenen Daten, der Kategorien, der Zwecke, der Empfänger, der Speicherdauer, der Herkunft der Daten und der Logik automatisierter Entscheidungen. Verzichte auf pauschale Formulierungen und benenne Systeme, in denen wahrscheinlich Daten liegen. Setze eine Frist und bitte um elektronische Bereitstellung. Kommt nur eine Teilantwort, hake nach: Fordere konkret die fehlenden Punkte nach, protokolliere die Kommunikation und halte deine Zeitleiste sauber. Wenn nichts passiert, ziehst du die nächste Stufe: Beschwerde bei der Aufsicht oder Klage auf Auskunft. Parallel prüfst du Berichtigung und Löschung – etwa veraltete Beurteilungen, falsche Einträge oder Daten außerhalb des Erforderlichen. Für Formulierungen, Nachfass-Schreiben und die passende Eskalationsstrategie findest du hier Unterstützung: Hier wird dir direkt geholfen – lexpilot.onepage.me
Was umfasst die Auskunft konkret?
Die Auskunft enthält eine Bestätigung, ob Daten verarbeitet werden, und liefert Kopien der Daten. Dazu gehören Stammdaten, Vertragsdaten, Leistungsdaten, Kommunikationsdaten und Protokolle, soweit sie dich betreffen. Du erhältst Informationen zu Zwecken, Kategorien, Empfängern, Speicherdauer, Herkunft der Daten, Übermittlungen in Drittländer und – wenn vorhanden – zur Logik automatisierter Entscheidungen. Kopien sind nicht nur PDFs aus HR, sondern auch relevante E-Mails, Protokolle aus Kollaborationstools und Logdaten, die dir zugeordnet sind. Soweit Geheimnisse anderer betroffen sind, müssen Arbeitgeber verhältnismäßig schwärzen – nicht pauschal verweigern.
Fristen, Identprüfung, typische Blockaden
Unternehmen müssen zügig antworten. Identprüfung ist zulässig, darf aber nicht zur Hinhaltetaktik werden. Häufige Blockaden sind Teilantworten, pauschale Hinweise auf interne Systeme oder pauschales „zu aufwendig“. Das zieht meist nicht. Reagiere ruhig, strukturiert und schriftlich. Dokumentiere jede Verzögerung. Je besser du die Systeme benennst, desto schwerer wird das Ausweichen.
So setzt du Berichtigung und Löschung durch
Fehlerhafte Daten werden berichtigt, nicht mehr erforderliche Daten gelöscht. Das betrifft veraltete Beurteilungen, erledigte Abmahnungen, Altdaten aus Bewerbungen oder Protokolle aus Testphasen. Formuliere jeweils, warum die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, und biete Nachweise an. Wenn der Arbeitgeber nicht reagiert, hilft die Aufsicht oder der Rechtsweg.
Tipps der Redaktion
✅ Stelle Auskunft strukturiert und benenne Systeme
✅ Verlange Kopien, nicht nur abstrakte Informationen
✅ Protokolliere Fristen und Teilantworten
✅ Nutze Berichtigung und Löschung gezielt
✅ Eskaliere bei Blockade sachlich und schriftlich
Experteneinschätzung
Auskunft ist das Einfallstor für alle weiteren Rechte. Wer sie präzise stellt und strategisch nachfasst, bekommt Einblick, korrigiert Fehler und räumt Altlasten aus der Personalakte. Erfolgsentscheidend ist die Struktur: konkrete Systeme benennen, Fristen setzen, Teilantworten sauber nachfassen und die Eskalationsleiter beherrschen. So entsteht Druck, ohne die Zusammenarbeit zu vergiften. Mit klarem Ton und sauberer Begründung erreichst du schnell belastbare Ergebnisse.
— Rechtsanwalt Björn Kasper
FAQ – Die 7 wichtigsten Fragen zum Thema
Muss der Arbeitgeber wirklich Kopien herausgeben oder reicht eine Liste?
Eine bloße Liste reicht nicht. Du hast Anspruch auf Kopien der personenbezogenen Daten, die dich betreffen, einschließlich Dateien aus HR-Systemen und relevanter E-Mails. Soweit Geheimhaltungsinteressen Dritter berührt sind, darf das Unternehmen schwärzen, aber nicht pauschal verweigern.
Das Ziel ist Transparenz über Inhalt, Herkunft, Zweck und Empfänger. Ohne Kopien erkennst du Fehler kaum und kannst sie nicht gezielt berichtigen oder löschen lassen.
Wie formuliere ich den Antrag, damit nichts fehlt?
Arbeite mit einer Checkliste: Bestätigung der Verarbeitung, Kopien aller Daten, Zwecke, Kategorien, Empfänger, Speicherdauer, Herkunft, Drittländer, Logik automatisierter Entscheidungen. Nenne Systeme wie HR, Lohn, Zeiterfassung, Kollaboration, E-Mail-Archiv.
So minimierst du Spielräume für Teilantworten. Bitte um elektronische Übermittlung in einem gängigen Format und setze eine klare Frist.
Was, wenn nur eine Teilantwort kommt?
Bedanke dich kurz, liste die offenen Punkte auf und fordere die Nachlieferung bis zu einem konkreten Datum. Verweise darauf, dass Kopien fehlen oder bestimmte Systeme nicht berücksichtigt wurden. Dokumentiere alles. Diese Nachfasslogik überzeugt später auch die Aufsicht oder das Gericht.
Bleibt es bei Hinhaltetaktik, beschwere dich bei der Aufsicht und prüfe parallel Klage. Gute Vorbereitung beschleunigt das Verfahren.
Darf das Unternehmen den Antrag ablehnen, weil es zu aufwendig sei?
Ein pauschaler Aufwandseinwand trägt selten. Unternehmen müssen angemessen organisieren. Nur bei offenkundig exzessiven, wiederholten Anträgen kann eingeschränkt oder ein Kostenbeitrag verlangt werden. Ein erster, strukturierter Antrag ist regelmäßig durchzusetzen.
Wenn Systeme verteilt sind, ist das ein Organisationsproblem des Unternehmens, nicht deins.
Wie weit reicht das Recht auf Berichtigung und Löschung?
Falsche Daten sind zu berichtigen, nicht mehr erforderliche zu löschen. Das gilt etwa für erledigte Abmahnungen, veraltete Leistungsdaten oder überholte Bewerberdaten. Rechte anderer und gesetzliche Aufbewahrungen bleiben zu beachten. Der Arbeitgeber muss begründen, warum Aufbewahrung nötig ist – nicht umgekehrt.
Mit konkreten Beispielen und Belegen steigt die Erfolgsquote deutlich.
Wie gehe ich mit E-Mails um, in denen auch andere Personen vorkommen?
Du kannst Kopien deiner personenbezogenen Daten verlangen. Dritte dürfen geschützt werden, aber nicht als Vorwand dienen. Üblich sind Schwärzungen fremder Namen oder Passagen. Entscheidend ist, dass du erkennst, welche Daten über dich gespeichert sind und wie sie genutzt werden.
Bitte ausdrücklich um eine verhältnismäßige Schwärzung statt pauschaler Ablehnung.
Was bringt mir die Auskunft strategisch für andere Ansprüche?
Sie öffnet die Tür für Berichtigung, Löschung, Widerspruch, Schadensersatz und für prozessuale Schritte. Du erkennst, welche Systeme betroffen sind, welche Speicherfristen gelten und wo unzulässige Daten liegen. Damit kannst du zielgerichtet vorgehen und hast im Streitfall die besseren Karten.
Auskunft ist kein Selbstzweck, sondern die Basis deiner weiteren Strategie.
Natürlich hat dieser Artikel weitere Fragen veranlasst. Hier wird dir geholfen
Vielleicht fragst du dich, wie du deinen Antrag so formulierst, dass keine Lücken bleiben. Vielleicht brauchst du Unterstützung beim Nachfassen, weil nur Teilantworten kamen. Oder du willst wissen, welche Daten realistisch gelöscht werden können.
Wenn du zu diesem Thema weitere Fragen hast oder eine Einschätzung zu deinem Fall brauchst, nutze hier unser Kontaktformular. Wir melden uns zeitnah bei dir.
